Кассовый разрыв в бизнесе: Что это такое и как его предотвратить

Финансовое планирование — одна из основных и важнейших задач любого бизнеса, в том числе и в сфере fashion. Если уделять этой задаче недостаточно внимания, можно допустить большие ошибки, одна из которых — кассовый разрыв. К чему может это привести? Задолженности, отсутствие прибыли и, как следствие, банкротство. В статье разберем, как избежать убыточности в бизнесе и сделать свой проект эффективнее.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на обязательные платежи: аренду помещения или офиса, налоги, поставки материалов, заработная плата, оплата услуг и так далее. При этом не обязательно полное отсутствие прибыли, продажи могут быть. Может случиться так, что компания, например, ателье, ждет оплаты от покупателя, но возникли задержки. Получается, что прибыль у бизнеса есть, но на данный момент возможности оплатить долги по обязательствам нет.

Для наглядности рассмотрим пример кассового разрыва бюджета на конкретной истории.

Ситуация: швейное производство женской одежды выполнило заказ для клиента, а тот попросил отсрочку в 40 дней. Все это время руководитель производства ждет денег, но сотрудники ждать не могут, — они требуют зарплату в положенный срок.

Почему такая ситуация возникает? Разберемся с причинами.

Причины возникновения кассового разрыва

Можно выделить 4 основные причины возникновения кассового разрыва:

Отсутствие планирования и контроля за денежными средствами. Контроль за финансами — основная задача руководителя бизнеса. Необходимо составлять план движения средств: учитывать все будущие поступления и выплаты на несколько периодов вперед (недель, месяцев). Без строгого контроля риск возникновения кассового разрыва неизбежен.
Работа по постоплате. Для многих брендов основные покупатели — это крупные торговые сети, у которых сложная система распределения бюджета. Как правило, такие клиенты работают на своих условиях и предлагают оплату раз в 30-60 дней, раз в сезон, а бывает и раз в год. Для начинающего и небольшого бизнеса это может стать проблемой, так как до следующего платежа необходимо удерживать дело на плаву и искать дополнительные источники дохода. В противном случае кассового разрыва не избежать.
Ошибки в закупках. Например, предприниматель для своего бренда одежды закупил большее количество материалов для производства партии вещей, чем нужно. Например, большим спросом пользовались футболки с сериалом, но его популярность прошла, а товар не распродали и он лежит на складе. Возникает кассовый разрыв.
Сезонность бизнеса. Труднее всего приходится тем брендам, которые специализируются на сезонном товаре, например, шубах. Без четкого плана в этом случае бизнес точно уйдет в минус, а кассовый разрыв будет неизбежен.

На нашем системном курсе о создании и развитии бренда “Fashion Impulse Pro: свой бренд с нуля” мы даем полные знания о том, как избежать ошибок и максимально эффективно построить (или перестроить) свой fashion-бизнес.

Как понять, что у компании предстоят финансовые проблемы? Разберемся с признаками надвигающегося кассового разрыва.

Признаки надвигающегося кассового разрыва

Если вы, владелец бизнеса, понимаете, что что-то идет не так, а финансовая ситуация ухудшается, обратите внимание на следующие признаки, которые на начальном этапе скажут о грядущем кассовом разрыве:

Клиенты задерживают оплату. Небольшие задержки нормальны, но если это становится постоянной практикой или обозначенный срок платежа задерживается на неопределенный срок, то это тревожный звоночек — так быть не должно. В последствии отложенные платежи могут привести к кассовому разрыву.
Кассовый разрыв. Небольшие кассовые разрывы могут случаться периодически, и в этом нет ничего страшного. Но если, например, выплата заработной платы ежемесячно становится проблемой, так как основная часть платежей еще не поступила, тогда владельцам бизнеса стоит начать беспокоиться.

Небольшие проблемы могут быть у каждого бизнеса, так как предсказать и спланировать все тревожные ситуации невозможно. Но важно суметь распознать критические ситуации, которые могут привести к настоящим финансовым проблемам.

Как распознать критические ситуации

Оценить критичность ситуацию можно по нескольким признакам: негативные ситуации, которые мы рассмотрели ранее, повторяются снова и снова, а их последствия становятся все тяжелее для бизнеса. Но что еще расскажет о том, что у компании проблемы?

У бизнеса отсутствуют инвестиции в будущее. Любая развивающаяся компания должна иметь не только постоянный доход для покрытия всех операционных расходов, но также должны оставаться средства на инвестиции в будущее: расширение бизнеса, рекламные кампании, технологическое развитие и так далее. Если же выручки хватает только на существование компании, тогда возникает проблема, которую необходимо решать.
Доля ФОТ в выручке растет. Если доля фонда оплаты труда в выручке постоянно растет, то это еще один тревожный звоночек. Этот параметр должен оставаться неизменным или снижаться, что будет уже означать рост выручки и прибыли.

Если кассовые разрывы возникают регулярно, становятся все сложнее и заметнее, тогда бизнесу необходимо искать пути решения проблем, изменять подход к работе и привлекать дополнительное финансирование.

Как рассчитать всё заранее: пошаговый план

Рассмотрим кассовый разрыв с экономической и теоретической точки зрения. Как рассчитать и проанализировать его наличие у бизнеса?

Формула расчета кассового разрыва

Руководитель бизнеса обязан следить за движением денежных средств в бизнесе. Если упускать доходы и расходы из внимания, тогда возникновение проблем неизбежно. Владельцу компании необходимо постоянно проводить расчеты (а лучше завести специальные финансовые программы, которые автоматизируют эти процессы), которые покажут отсутствие или приближение кассового разрыва. Оценить ситуацию бренда или ателье можно по следующей формуле:

ДС + П — Р = ОДС, где

ДС — денежные средства на начало периода;

П — поступления денежных средств в расчетный период;

Р — расходы за расчетный период;

ОДС — остаток денежных средств.

Если после расчетов вы видите положительное значение, тогда беспокоиться не о чем. А вот если остаток близок к нулю или вообще отрицательный, тогда стоит беспокоиться — вы заметили первые признаки кассового разрыва или столкнулись с ним.

Инструменты и техники анализа

Сейчас существует множество полезных инструментов для автоматизации многих бизнес-процессов, в том числе и финансовых. Это помогает избежать ошибок вследствие человеческого фактора, а также своевременно контролировать, анализировать и вносить изменения в план и движение денежных потоков компании.

Одним из таких инструментов является платежный календарь, который есть в любой продвинутой системе управленческого учета. Для начинающего бизнеса его аналогом может стать обычная таблица в Excel. Сам календарь — это отчет о планируемых поступлениях и затратах на каждый день. В графах таблицы указывается кто (или кому), когда и сколько перевел, а также ожидаемые платежи в будущем.

При сравнении со средствами, которые есть у компании на данный момент, можно спрогнозировать возникновение кассового разрыва. Грамотное управление компанией и своевременный анализ помогут избежать множества финансовых проблем.

Стратегии предотвращения кассовых разрывов

Если же кассовый разрыв все-таки случился, бизнес необходимо укрепить, а негативные последствия нивелировать. Рассмотрим несколько стратегий предотвращения кассового разрыва.

Управление денежными потоками

Контролировать приток и отток денег в бизнесе позволит отчет о движении денежных средств (ДДС), который необходимо «разбить» на три денежных потока:

Операционная деятельность — все денежные потоки, связанные с основной деятельностью компании (аренда, зарплата, оплата клиентов).
Инвестиционная — все денежные потоки, связанные с развитием бизнеса (покупка оборудования, вложения в разработку программного обеспечения).
Финансовая — привлечение денег в компанию (займы, кредиты, дивиденды).

Подобное деление на потоки позволит считывать данные, свидетельствующие о прибыльности бизнеса или отсутствия таковой. Ключевая ошибка предпринимателей — высчитывать все расходы без деления тех на виды затрат.

Любому бизнесу необходим четкий контроль за поступлениями и расходами денежных средств.

Оптимизация управленческого учета

Бизнес необходимо переводить на современные инструменты управления. Автоматизация во многом сокращает трудозатраты, снижает риск возникновения проблем из-за ошибок сотрудников и упрощает многие бизнес-процессы. Мы советуем подключить электронный документооборот и бухгалтерские сервисы, которые позволят управлять финансами.

Планирование и контроль

Одна из основных причин возникновения кассового разрыва — задолженность клиентов (дебиторская задолженность). Чтобы избежать неприятностей от дебиторов, рекомендуем установить контроль и заранее планировать взаимодействие с ними:

С некоторыми клиентами важно установить отношения на условиях предоплат. Для определения таких дебиторов, вам следует проверить их деловую репутацию и финансовое состояние. Контрагент может находиться на грани банкротства, иметь обязательства перед кредитными организациями и в целом быть неблагонадежным.
Владельцу бизнеса необходимо сразу установить для себя максимальную сумму долга, которую вы можете позволить клиентам. Советуем обозначить эту сумму как для каждого контрагента, так и для бизнеса в целом.
Установите контроль над платежами и поставьте напоминания о них. Если у вас есть бухгалтер или менеджер, поручите им контролировать просроченные поступления и связываться с дебиторами. Если же вы пока что маленький бизнес, тогда заняться разговором с контрагентами вы можете самостоятельно.

На сегодняшний день существует множество способов (и появляются новые), которые позволят не допустить возникновение кассового разрыва и других финансовых проблем. Современные программы и инструменты автоматизации, компетентные сотрудники и грамотная работа с контрагентами сделают финансовое планирование более легким и грамотным.

План действий при возникновении кассового разрыва

Но что делать, если кассовый разрыв все-таки наступил и необходимо как можно быстрее избавиться от негативных последствий? Рассмотрим несколько вариантом по минимазации ущерба.

Шаги по минимизации ущерба

Кассовый разрыв случился, теперь необходимо сделать все, чтобы негативные последствия были как можно меньше. Что нужно предпринять?

Проведите анализ расходов и оцените возможность их сокращения. Не делайте ошибок! Не нужно отказываться от необходимых закупок материалов, прекращать рекламу и сокращать штат. Расставьте обязательные платежи по приоритетам и оплатите неотложные в первую очередь.
Договоритесь со своими кредиторами и поставщиками о рассрочке или переносе платежа, если есть такая возможность. Например, если вы долгое время ответственно арендуете помещение, арендодатель наверняка сможет пойти вам на встречу и немного перенести платеж.
Проанализируйте пассивы и используйте их как средство заработать. Возможно, у вас есть помещения или оборудование, которые не используются. Сдайте их в аренду или продайте, но обязательно оцените их пользу для вас, не потеряете ли вы свои конкурентные преимущества.
Вложите собственные средства в кассовый разрыв. Это необходимая разовая мера, которая может помочь в данной ситуации. Но будьте внимательны и осторожны: если личные деньги приходится вкладывать постоянно, тогда бизнес неэффективен и необходимо пересмотреть свою работу.
Возьмите кредит. Это крайняя мера, которая будет полезна только в случае редких кассовых разрывов и если вы уверены в скором поступлении денег для погашения обязательств перед банком.
Воспользуйтесь овердрафтом. Овердрафт — это займ денег у банка без кредитования. Задолженность будет погашаться поступившими деньгами на счет.

Рассмотренные варианты помогут бизнесу удержаться на плаву и справиться с возникшим кассовым разрывом.

Способы предотвращения кассового разрыва

Конечно, лучший способ борьбы с кассовым разрывом — это минимизация возможности его возникновения. Давайте рассмотрим несколько способов:

Грамотное финансовое планирование и контроль за движениями средств. Для этого лучше нанять специалиста, чтобы он учитывал все операции, следил за ними с помощью специальных программ и сообщал о возможности возникновения кассового разрыва.
Составьте комфортный график платежей для своей компании. Обычно большая часть выплат выпадает на начало месяца. Для снижения финансовой нагрузки вы можете договориться о смене дат платежей на удобные для вас, например, перенести их на конец месяца.
Использование современных программ и инструментов. Обязательно ведите финансовую отчетность, заведите платежный календарь и фиксируйте все движения средств. Программы и сайты позволяют анализировать статистику, фиксировать все траты и поступления и прогнозировать нехватку средств.
Электронный документооборот позволяет в разы ускорить оплаты от клиентов, так как все счета и акты формируются автоматически. Также облегчает процесс и наличие электронной подписи, ведь ни вам, ни контрагентам не придется ждать оригиналы документов для личного подписания, при этом всё будет официально и юридически заверено.
Управление дебиторской задолженностью. Нет ничего плохого в том, что вы напомните клиентам о предстоящих платежах. Так вы сократите количество просроченных поступлений и наладите постоянное взаимодействие.

Заключение

Ведение бизнеса — непростая задача, ведь необходимо учитывать множество факторов, которые влияют на успех, рентабельность и прибыль. Если вы хотите построить грамотный и успешный бренд в сфере fashion, рекомендуем больше внимания уделить обучению и пройти наш системный курс о создании и развитии бренда “Fashion Impulse Pro: свой бренд с нуля”. Вместе с ведущими экспертами вы разберетесь, как разработать бизнес-план, выбрать подходящую для вашей идеи финансовую модель и заранее узнаете, как избежать кассового разрыва и снизить его последствия на примере кейсов.